Klubbfakta » Gruppene
Kontaktinfo MIF
Mjøndalen IF
Hagatjernveien 17
3050 Mjøndalen
post@mif.no
Grasrotandelen
Bandygruppa
Stillingsinstruks
Bandystyret
2005
Formann
Formannen har det formelle lederansvaret i gruppen, med det overordnede ansvaret for styrets generelle drift og økonomi. Formannen innkaller til og leder gruppens styremøter og deltar som gruppens representant i Hovedstyret. Formannen undertegner avtaler på vegne av gruppen og videresender disse til godkjenning hos klubbens leder. Han/Hun har også ansvaret for at styrets relasjoner innad i foreningen og også utad mot andre interessentgrupper ivaretas og pleies på best mulig måte. Formann har ansvaret for at klubbens etiske retningslinjer etterleves og tilpasses gruppens egenhet.
Formann har ikke fullmakt til å omstøte beslutninger/vedtak foretatt av styret.
Nestformann
I formannens fravær overtar nestleder formannens plikter tilknyttet vervet. Nestformann er også klubbens representant hos Norges Bandyforbund.
Sekretær
Sekretæren skriver møtereferater fra gruppens styremøter. Han/Hun har også kontakt med Krets, Region og Forbund i administrative saker. Sekretær fungerer pr dags dato også som Sportslig leder og har overordnet ansvar for at det sportslige tilbudet er lagt best mulig til rette for de aktive utøverne. Har ansvaret for at det praktiske og det formelle ved avvikling av kamper og sesongoppkjøring er i orden.
Kasserer
Kasserer konterer og fordeler utgifter og inntekter mellom gruppens lag. Sender ut og betaler forfalte fakturaer, samt oversender regnskapsunderlag til klubbens foretningsfører. Har det overordnede ansvaret for at økonomien i gruppen er så ryddig og oversiktlig som mulig.
Styremedlem 1.
Styremedlemmet er gruppens sponsoransvarlig og har det overordnede ansvaret for sponsorgruppen i Mjøndalen Elite Bandy. Styremedlemmer møter i gruppens styre og kan pålegges spesielle oppgaver etter behov, f. eks ved gjennomføring av større arrangementer og turneringer. Styremedlemmet er også styrets hovedkontakt med junioravdelingen bandy.
Styremedlem 2
Styremedlemmet er gruppens materialansvarlig og har overordnet ansvar for at utstyrsbudsjett overholdes. Skal til enhver tid sørge for at nødvendig utstyr og personell er tilgjengelig til kamper, treninger og andre arrangementer. Styremedlemmer møter i gruppens styre og kan pålegges spesielle oppgaver etter behov, f. eks ved gjennomføring av større arrangementer og turneringer.
Styremedlem 3
Styremedlemmet er styrets representant for de frivillige materialforvaltere og hjelpepersonell som støtter opp under arrangement som kamper, treninger og turneringer. Styremedlemmer møter i gruppens styre og kan pålegges spesielle oppgaver etter behov, f. eks ved gjennomføring av større arrangementer og turneringer.
Allidrettsgruppa
ALLIDRETTSGRUPPA
Leder: Velges for 2 år
Sekretær: Velges for 2 år
Kasserer: Velges for 2 år
Styremedlemmer: Velges for 1år
Leder
Formelt ansvar
Delta på MIF Gruppeledermøte som avholdes en gang i måneden
Sette opp budsjettforslag sammen med kasserer
Skrive årsrapport sammen med sekretær
Ansvarlig for innkalling til styremøter
Sekretær
Leders stedfortreder
Skrive møtereferater
Oppdatere hjemmesiden
Følge opp hotmail-postkassa
Ansvarlig for å tømme postkassa i MIF-huset
Diverse korrespondanse
Ansvar for årsrapport sammen med leder
Kasserer
Ansvarlig for økonomi
Ansvarlig for innkreving av deltageravgift
Ansvarlig for å ajourholde deltakerlister
Ansvarlig for regnskapsbilag
Ansvarlig for kontantkasse
Kontaktperson til regnskapsfører i MIF
Ansvar for budsjettforslag sammen med leder
Styremedlemmer
Kontaktperson for hver aldersgruppe
Kontaktperson mellom styret og gruppas trener
Materialforvalter
Medarrangør og koordinerende rolle ved arrangementer (f. eks. Kick-off, Kulturhælja, juleavslutning, juletrefest, sommerfest)
Ansvar for kompetansehevende tiltak for trenere (førstehjelp, trenerkurs etc.)
Trenere
Ansvar for å planlegge og gjennomføre ukentlige treninger
Bistå særgruppene når de har ansvaret for treninger
Ansvar for å lede gruppa i cuper og andre aktivitetsdager
Delta på kompetansehevende tiltak
Juniorfotball
Leder
Lederen har det formelle lederansvaret. Skal ta initiativer både i administrative og sportslige spørsmål. Fører tilsyn med den daglige drift av avdelingen. Lederen utarbeider en møteplan for Jr. avd styremøter og påser at det gjennomføres møter i henhold til denne. Det er lederens oppgave å påse at øvrige medlemmer av styret utfører sine arbeidsoppgaver. Lederen skal fungere som sparring partner for sine styremedlemmer og som og problemløser i enkelte sammenhenger. All kommunikasjon med lokale og sentrale myndigheter skal gå gjennom lederen. Ledere møter i MIF’s Hovedstyre.
Nestleder
I lederens fravær overtar nestformannen dennes plikter og rettigheter, samt virker som juniorstyrets sekretær og har i så måte ansvar for å føre og distribuere referat fra juniorstyrets møter. Sekretæren skal samarbeide med det øvrige styret om utarbeidelse av årsberetningen.
Økonomiansvarlig
Økonomiansvarlig skal holde seg orientert om gruppenes og lagenes økonomi og, til avtalte tider, informere styret. Ved vesentlige budsjettavvik, må økonomiansvarlig rapportere til styret og foreslå tiltak snarest. I samarbeid med resten av styret utarbeide årsregnskap og budsjett, samt bistå med utarbeidelse av årsberetningen. Sørge for at det finnes instrukser og retningslinjer for styring av økonomien på lags- og styrenivå. Fungere som sparring partner for lagledere og økonomiansvarlige rundt lagene.
Dugnadsansvarlig
Skal administrere den praktiske gjennomføring av styrets dugnader, samt dugnader pålagt oss av hovedstyret. Være styrets kontaktperson mot oppdragsgivere og mot lagenes dugnadsansvarlige.
Sportslig leder 11 er
Være Juniorstyrets kontaktperson mot 11 er lagene, samt.
- Koordinere treninger.
- Melde på lag til kretsserien.
- Videreformidle informasjon/referater fra jr. styret og lignende
- Ha jevnlig kontakt med lagledere for å følge utviklingen.
- Godkjenning av spilleroverganger
- Delta i Jr. styrets møter
- Delta i sportsutvalgets møter
- Gjennomføre samtaler med lagledere og trenere 1-2 ganger i året
- Bistå i konflikter internt i lagene
- Tilrettelegge for kursing for trenere og lagledere, i samarbeid med trener koordinator.
- Ha oversikt over utviklingen av talenter i de enkelte årsklassene.
- Forestå revisjon av sportsplanen annet hvert år.
- Være kontaktledd ovenfor skoler, sone/krets.
- Sørge for at lagledere og trenere i junioravdelingen blir kjent med sportsplanen
- Påse at sportsplanen er kjent og blir fulgt opp på de enkelte lag av lagleder og trenere.
- Ajourføre lister over det enkeltes lags trenere og støtteapparat
- Skrive kontrakter med trenere
Sportslig leder 5/7 er
Være Juniorstyrets kontaktperson mot 5/7 er lagene, samt.
- Koordinere treninger.
- Melde på lag til kretsserien.
- Tilrettelegge og innkalling til oppstart av ny 1. klasse lag i samarbeid med sportslig leder for jentene
- Videreformidle informasjon/referater fra jr. styret og lignende
- Ha jevnlig kontakt med lagledere for å følge utviklingen.
- Delta i Jr. styrets møter
- Delta i sportsutvalgets møter
- Gjennomføre samtaler med lagledere og trenere 1-2 ganger i året
- Bistå i konflikter internt i lagene
- Tilrettelegge for kursing for trenere og lagledere, i samarbeid med trener koordinator.
- Ha oversikt over utviklingen av talenter i de enkelte årsklassene.
- Forestå revisjon av sportsplanen annet hvert år.
- Være kontaktledd ovenfor skoler, sone/krets.
- Sørge for at lagledere og trenere i junioravdelingen blir kjent med sportsplanen
- Påse at sportsplanen blir fulgt opp på de enkelte lag av lagleder og trenere.
- Ajourføre lister over det enkeltes lags trenere og støtteapparat
Sportslig leder jenter
Være Juniorstyrets kontaktperson mot jentelagene, samt.
- Koordinere treninger.
- Melde på lag til kretsserien.
- Videreformidle informasjon/referater fra jr. styret og lignende
- Ha jevnlig kontakt med lagledere for å følge utviklingen.
- Delta i Jr. styrets møter
- Delta i sportsutvalgets møter
- Gjennomføre samtaler med lagledere og trenere 1-2 ganger i året
- Bistå i konflikter internt i lagene
- Tilrettelegge for kursing for trenere og lagledere, i samarbeid med trener koordinator.
- Ha oversikt over utviklingen av talenter i de enkelte årsklassene.
- Forestå revisjon av sportsplanen annet hvert år.
- Være kontaktledd ovenfor skoler, sone/krets.
- Sørge for at lagledere og trenere i junioravdelingen blir kjent med sportsplanen
- Påse at sportsplanen blir fulgt opp på de enkelte lag av lagleder og trenere.
- Ajourføre lister over det enkeltes lags trenere og støtteapparat
Materiellansvarlig
Til en hver tid ha oversikt over junioravdelingens materiell ute hos de enkelte lag.
Være juniorstyrets kontakt mot lagene for utdeling og utskifting av nødvendig materiell, dette mot rekvisisjon.
Styremedlem
Delta på juniorstyrets møter. I tillegg kan styremedlemmet pålegges oppgaver i.f.m. styrets vedtak og korespodanse. Styremedlemmet skal samarbeide med det øvrige styret sak for sak.
Ovenforstående instruks og vedlagte organisasjonsplan gjelder f.o.m. arbeidsåret 2006 og til styret vedtar endringer.
Håndballgruppa
Leder
Lederen har det formelle lederansvaret for gruppens drift og økonomi knyttet til oppfølging av godkjente budsjetter. Lederen innkaller til og leder gruppens styremøter og deltar som gruppens representant i Hovedstyret. Leder undertegner avtaler på vegne av gruppen og videresender disse for attestering til klubbens leder. Igangsetter prosesser for utvikling av gruppa som organisasjon driftsmessig og strategisk. Oppretter og ivaretar effektive kommunikasjonslinjer mellom styret Krets, Region, forbund og de enkelte lag. Leder har ansvaret for at klubbens etiske retningslinjer etterleves og tilpasses gruppens egenhet.
Leder har ikke fullmakt til å omstøte beslutninger/vedtak foretatt av styret.
Nestleder
I lederens fravær overtar nestleder dennes plikter og rettigheter. I tillegg er nestleder gruppens Sportslige leder, med ansvar for å tilrettelegge for utøveres sportslige utvikling. Sammen med leder knytte trenere til lagene og ivareta den sportslige kontakt med krets, region og forbund i forhold til kampoppsett og påmelding til serier og Cup`er. Sportslig leder har ansvar for at sportsutvalgets oppgaver og mål ivaretas og etterleves (se eget vedlegg)
Sekretær
Sekretæren skriver møtereferater fra gruppens styremøter. Videre har sekretæren ansvar or å vedlikeholde og oversende laglister til kasserer og regnskapsfører. Ha kontakt med Krets, Region og Forbund i administrative saker. Koordinere arbeidet med og utarbeide av gruppens årsberetning.
I samarbeid med lagsoppmenn, fører kontroll med at spillerlisenser er betalt. Organiserer utdeling og gjennomføring av det årlige Håndball lotteriet.
Kasserer
Kasserer konterer og fordeler utgifter og inntekter mellom gruppens lag. Følger opp utsendelse av særavgifter og restanser. Utbetaler fakturaer, oversender regnskapsunderlag til klubbens foretningsfører. For å støtte opp om lagenes økonomioppfølging, kan kasserer føre internt regnskap for lagenes utgifter og inntekter.
Oversikter over lagenes og gruppens samlede økonomi distribueres hver måned i sesongen( august – april) til lagenes foreldrekontakter og styret. I samarbeid med forretningsfører utarbeide årsregnskap. Kassereren forelegger sitt forslag tilbudsjett for gruppas styre.
Styremedlem 1.
Styremedlemmet skal være gruppens opplæringskontakt, og dommerkontakt. Sørger for å gjennomføre interne opplæringstiltak, eller melde på deltakere til eksterne opplæringstiltak. Styremedlemmer møter i gruppens styre og kan pålegges spesielle oppgaver etter behov, f. eks ved gjennomføring av større arrangementer og turneringer. Kontakt mot lagenes oppmenn.
Styremedlem 2
Styremedlemmet er gruppens Web-redaktør og koordinerer lagenes informasjon på sine hjemmesider. Medlemmet er i tillegg styrets kontakt mot lagenes foreldrekontakter, ved distribusjon av informasjon og gjennomføring av dugnader og arrangementer i hallen.
Styremedlem 3
Styremedlemmet har det løpende ansvar for egne arrangementer i Mjøndalshallen. Herav sørge for bemanning av sekretariat er bemannet, garderober låst opp ,billettører er på plass og at kamprapporter og dommerregninger innrapporteres og sendes. I viktige kamper, at musikkanlegg er på plass og det er tilgjengelig speakertjeneste. Bemanning av de nevnte oppgaver går på rundgang blant de lagene som har arrangementer/hjemmekamper i hallen.
Oversikt over ansvarsfordeling distribueres til lagenes foreldrekontakter ved sesongstart, eller dersom det oppstår vesentlige endringer.
Styremedlem 4
Styremedlemmet skal ha hovedfokus på rekruttering til håndballskole og gjennomføring av treninger og arrangementer for de yngste lagene < 14år. Herunder rekruttering av trenere/veiledere, oppmenn og foreldrekontakter for disse årsklassene. Styremedlemmet inngår i sportsutvalget og har ansvar for gruppe 2.
Arbeidsutvalget
Leder
Lederen har det formelle lederansvaret og påser at Arbeidsutvalget utarbeider stillingsinstruks for forretningsfører og fører tilsyn med den daglige drift av foreningen. Lederen utarbeider en møteplan for Arbeidsutvalget og Hovedstyret og påser at det gjennomføres møter i henhold til denne. Det er lederens oppgave å overvåke at øvrige medlemmer av Arbeidsutvalget og Hovedstyret utfører arbeidsoppgaver pålagt dem av Generalforsamling, Arbeidsutvalg og Hovedstyre. Lederen skal attestere alle avtaler som medfører lønnsplikt for foreningen. All kommunikasjon med lokale og sentrale myndigheter skal gå gjennom lederen.
Nestleder
I lederens fravær overtar nestlederen dennes plikter og rettigheter.
Sekretær
Forretningsføreren virker som Hovedstyrets sekretær og har i så måte ansvar for å føre og distribuere referat fra Hovedstyrets møter. I tillegg kan sekretæren pålegges oppgaver i.f.m. Arbeidsutvalgets og Hovedstyrets korrespondanse. Sekretæren skal samarbeide med det øvrige Hovedstyret om utarbeidelse av årsberetningen.
Økonomiansvarlig
Økonomiansvarlig skal holde seg orientert om gruppenes og foreningens økonomi og, til avtalte tider, informere Arbeidsutvalget og Hovedstyret. Ved vesentlige budsjettavvik, må økonomiansvarlig rapportere til Arbeidsutvalget og foreslå tiltak snarest. I samarbeid med forretningsføreren og Hovedstyret, skal økonomiansvarlig utarbeide årsregnskap.
Styremedlem
Styremedlemmet skal foreslås som Mjøndalen Idrettsforenings representant i Nedre Eiker Idrettsråd. Styremedlemmet fungerer som Arbeidsutvalgets sekretær og skal samarbeide med lederen om utarbeidelse av Arbeidsutvalgets og Hovedstyrets agenda. Styremedlemmet fører og distribuerer referat fra Arbeidsutvalgets møter og besørger innkalling til Hovedstyrets møter.
Ovenforstående instruks og vedlagte organisasjonsplan gjelder f.o.m. arbeidsåret 2005 og til Arbeidsutvalget vedtar endringer.
Turngruppa
Ansvar, fordeling av arbeidsoppgaver styret i MIF turngruppe.
Leder.
Innehar det formelle lederansvar. Utarbeide saksliste til styremøtene. Attestere samtlige
bilag som inngår i gruppas regnskap, dette gjelder også eventuelle avtaler og kontrakter som tegnes/inngås i gruppa. All kommunikasjon med lokale og sentrale organer, som f. eks. presse
myndigheter etc. Videre er det leders ansvar og fordele all innkommet post. Som leder er man automatisk medlem av Hovedstyret i foreningen, og møter i hovedstyremøtene i MIF.
Nestleder.
Ved fravær av leder overtar nestleder leders ansvar og plikter.
Sekretær.
Utarbeide møtereferater fra styremøter og trenermøter, som igjen skal videresendes til hovedstyret i foreningen. All korrespondanse som måtte oppstå, dugnadsinfo, annet info etc. Utarbeidelse av gruppas årsberetning sammen med resten av styret.
Kasserer.
Kasserer skal ajourholde medlemskartoket for turngruppa, videre rapportering til foreningen samt NIF.
Utarbeide og distribuere regning på særavgift og andre ”varer”. Utarbeide budsjett, foreta budsjettoppfølging og har rapporteringsansvar til styret ved avvik. Holde orden på alle utgående/- og inngående bilag, videresende disse til forretningsfører i hovedstyret for bokføring. Kort gjennomgang av månedens balanse og driftsregnskap på interne styremøter.
Fire styremedlemmer og to varamenn.
Deltar i alle styremøtene og er med på alle arbeidsoppgaver som måtte oppstå i løpet av driftsåret.
Fra og med 2006 utvides styret med en ungdomsrepresentant. Denne må være fylt 15 år.
Gruppa har via to styremedlemmer fordelt kontakten ut til trenerne. Et styremedlem mot massepartiene og troppsturn og et styremedlem mot apparat turn. Et tredje styremedlem har oppfølgingsansvar på Turnloftet, mht. vedlikehold, orden osv., med rapport tilbake til styret over
oppgaver som da løses i fellesskap. Ett varamedlem fra styret sitter som leder i arrangementskomiteen, og til slutt ett vara styremedlem.
Styret i MIF turngruppe
Desember 2005.
Skigruppa
Oppgavedeling mellom styremedlemmene
Leder:
- Hovedansvarlig for all skiidrett i MIF
- Leder av Skigruppas styre
- Skigruppas representant i Hovedstyret
- Kalle inn til styremøter
- Attestere alle regnskapsbilag
- Ansvarlig for aktivitetsplaner
- Ansvarlig for kontakten med kretsen og forbundet
- Sponsoransvarlig
- Kontroll og oppfølging av at de ansvarlige utfører sine oppgaver innenfor avtalte tidsfrister
- Godkjenne kostnader mellom styremøtene som ikke er styrebehandlet, oppad begrenset til kr 1.000,-. Kostnader for inntil kr 5.000,- pr kostnad kan godkjennes såfremt dette også er godkjent av kasserer
Nestleder:
- Skal være Leders stedfortreder når leder ikke selv kan oppfylle sine forpliktelser som leder av Skigruppa
- Skal kunne delegeres oppgaver av leder under, og mellom styremøtene
- Som for øvrige medlemmer av styret kunne pålegges oppgaver i styremøtene
- Stedfortreder for sekretær ved dennes forfall
Sekretær:
- Ansvarlig for møteprotokoll
- Ansvarlig for korrespondansen etter styrets vedtak, samt annen korrespondanse etter styreleders, event. andre styremedlemmers anvisning
- Opprettholde og oppdatere Skigruppas møtearkiv
Kasserer:
- Ansvarlig for alle inn- og utbetalinger
- Føre regnskapet inkl. regnskapsavslutning og klargjøring for revisjon
- Utarbeide budsjett og gi styret nødvendig løpende informasjon om den økonomiske situasjonen
- Sende ut krav om særavgifter og alle andre krav om innbetalinger hvor Skigruppa har en fordring
Styremedlem:
- Dugnadskoordinator
- Koordinere fellesaktiviteter på tvers av gruppene
- Støtte oppmann for rekrutter vedr. rekrutteringstiltak
- Miljøtiltak
Hyttesjef:
- Ansvarlig for MIF-hyttas drift
- Kontaktperson for utleie av MIF-hytta
- Sørge for at nødvendig rekvisita til enhver tid er tilgjengelig
- Vurdere nødvendig vedlikehold og organisere dett
- Budsjett for planlagte vedlikeholdsarbeider skal godkjennes av styret eller styrets leder (innenfor rammen av styreleders autorisasjon – se Leder)
Oppmann rekrutter:
- Ansvarlig for alle løpere til og med 12 år
- Ansvarlig for rekrutteringstiltak
- Støtte trenerne for rekrutt
- Informasjonsansvarlig for aldersgruppen
- Ta imot påmeldinger til renn, og sende samlet påmelding til arrangør
- Melde fra til kasserer dersom påmeldte løpere ikke møter til start uten gyldig grunn
Oppmann juniorer og seniorer:
- Ansvarlig for aktive løpere fra og med 13 år
- Ansvarlig for kontakt og oppfølging av løypekomiteen
- Planlegging og tilrettelegging av treningssamlingene sammen med trenerne
- Støtte trenerne for aldersgruppen
- Informasjonsansvarlig for aldersgruppen
- Ta imot påmeldinger til renn, og sende samlet påmelding til arrangør
- Melde fra til kasserer dersom påmeldte løpere ikke møter til start uten gyldig grunn
17. november 2005
Svein Iversen
Leder
Denne utgaven er gyldig inntil ny revidert utgave foreligger. Revideres første gang i styremøte skigruppa 2. halvår 2006.